9 suggerimenti per la gestione dello stand e la partecipazione ad una fiera

9 suggerimenti per la gestione dello stand e la partecipazione ad una fiera

Partecipare ad una fiera di settore con il proprio stand è un lavoro duro e spesso faticoso, ma in tutto il mondo è questo il modo migliore per creare legami e partnership commerciali in moltissimi settori di attività, per questo deve rendere al meglio per raggiungere gli obiettivi prefissati.



Ci sono molte persone che amano partecipare alle fiere con il proprio stand espositivo, almeno per la prima mezza giornata di lavoro, poi inizia a farsi strada la stanchezza e la noia. Sia che si partecipi ad un grande evento professionale o semplicemente ad una fiera locale è necessario rimanere sempre concentrati e focalizzati per lunghe ore e per molto tempo, inoltre bisogna intrattenere sempre piacevolmente il pubblico che visita lo stand in modo che una volta tornati in ufficio si possano mettere in pratica tutte le migliori tecniche di follow up per convertire i contatti in contratti.

Supponendo di aver fatto una pianificazione anticipata e ben preparata, ecco alcune idee per contribuire a rendere l’investimento della partecipazione in fiera con lo stand ancora più produttivo, redditizio e gratificante.

1. Mai andare da soli

Qualcosa è già stato anticipato, essere presenti con lo stand ad una fiera è un lavoro a tempo pieno, l’allestimento non deve mai essere lasciato incustodito, per vari ovvi motivi, ogni minuto in cui nello stand non è presente qualcuno è una perdita di denaro, ma è chiaramente anche necessario fare delle pause per recuperare le energie ed essere sempre al meglio per tutta la giornata o le giornate dell’evento.

Quindi, se anche sei solo un commerciante, è bene portare con voi dei partner, farsi aiutare da qualcuno dello staff, da qualche amico o famigliare, affittare una hostess oppure uno stewart a cui far fare una esperienza d lavoro, consiglio vivamente di scegliere persone che sappiano almeno un paio di lingue, soprattutto se si partecipa ad una fiera internazionale.

L’importante è scegliere persone che poi andranno formate trasferendogli tutto il know how necessario per poter gestire ed intrattenere il pubblico durante la manifestazione, devono conoscere la gamma dei prodotti, dei servizi, vantaggi, punti forti e punti deboli per potersi muovere adeguatamente senza danneggiare la tua azienda, mentre tu sei in pausa pranzo o in bagno.

2. Abbigliamento adeguato

Gli eventi e le fiere si svolgono nei luoghi più disparati, dai padiglioni dei quartieri fieristici alle piazze delle città, si possono quindi verificare diverse condizioni “climatiche” che implicano troppo caldo, troppo freddo, pioggia, vento, etc., è quindi bene vestirsi comodamente per poter affrontare ogni situazione, inoltre è bene mantenere uno stile che sia in linea con quello dei vostri potenziali clienti, avere una bellissima presentazione, ma avere uno staff con abiti trasandati può rovinare in pochi secondi la reputazione e le possibilità di business.

3. Arrivare in tempo utile

Può sembrare ovvio, non solo in termini per ottenere un buon parcheggio, ma permette di impostare correttamente e senza panico tutto lo spazio espositivo, il materiale informativo, gli imballaggi, i cavi, gli oggetti personali e da modo di prepararsi coerentemente all’azione, capire come la gente si muove all’interno dell’evento, quali potrebbero essere i punti chiave da presidiare, il tutto con calma e potendo prendere appunti per garantire di ottenere il massimo dei risultati.

Arrivare in anticipo permette anche di relazionarsi con calma con gli organizzatori, scambiare due parole con i vicini di stand o con i vecchi amici che partecipano anche loro alla stessa fiera, si può così generare empatia con tutto l’ambiente e prepararsi ad affrontare il pubblico.

4. Controlla la tua checklist

Una checklist non è nient’altro che una lista delle cosa da fare, dovete assolutamente averne una, preparata con cura in anticipo prima di partecipare all’evento, fa parte del progetto, aiuta a divincolarsi ogni giorno su come e cosa è necessario fare durante la manifestazione.

E’ utilissima per gestire i rapporti con i visitatori, aiuta a definire uno schema “interrogatorio” sulle cosa da dire e da chiedere, ad esempio si può inserire nella lista le azioni tipo: richiedere i dati di contatto, quali sono gli interessi, fornire le schede tecniche ed altro ancora.

Un altra tipologia di checklist riguarda il materiale da portare con se ed avere a disposizione nello stand, può contenere voci come: quaderni, penne, nastro adesivo, forbici, biglietti da visita, volantini, kit di pronto soccorso e tutto quello che serve per l’esposizione, va controllata prima di recarsi alla fiera e riverificata una volta arrivati per controllare che ci sia tutto quanto.

Controllare le checklist una volta che l’evento è iniziato è un grosso errore e può generare solo ansie e problemi.

5. Organizzazione dello stand

Sicuramente ogni azienda che partecipa ad una fiera ha le proprie idee su cosa funziona e cosa no, si può però imparare moltissimo anche dagli altri espositori sia quelli più bravi che quelli meno.

Ci sono però delle cose universalmente applicabili che devono essere assorbite con una buona pratica professionale:

  • NO disordine: lo stand in fiera deve essere pulito e mettere in evidenza solo la “merce”, niente bicchieri del caffè mezzi vuoti, giornali appena letti, avanzi o resti di cibo, tutto quello che non serve deve sparire o essere nascosto dalla vista dei visitatori.
  • Non mostrare troppe cose: non ha senso riempire lo stand con tanto materiale il “rumore senza senso” è solo un elemento negativo, bisogna concentrarsi esclusivamente su ciò che interessa al visitatore, senza troppi contorni o elementi che possano distrarre.
  • Non mostrare troppe poche cose: è vero anche l’esatto contrario è bene non esagerare nemmeno con lo stile minimal, potrebbe non essere così attraente per il visitatore e quindi non essere portato a visitare lo stand.
  • Stand “eye friendly”: ovvero fai in modo che lo stand sia ben illuminato e riconoscibile a prima vista dai tuoi visitatori, prima di tutto è l’occhio che comanda e dirige le persone verso uno o l’altro allestimento.
  • Sfrutta i sensi: è necessario fare appello a tutti i sensi dei vostri visitatori per attirarli e convincerli a lasciarvi i dati per il contatto.
  • Chiara identificazione: i visitatori devono capire facilmente e rapidamente di cosa vi occupate, qual è il vostro business, lo stand e tutto il materiale informativo devo dire chiaramente cosa fate.

6. Fare amicizia con i vicini

Può essere una buona mossa, non solo per passare il tempo nei momenti vuoti dell’evento fieristico, ma anche per poterli sfruttare come potenziali armi per la veicolazione dei visitatori, soprattutto se hanno business legati al vostro, ma differenti, si possono creare legami in cui voi mandate gente al loro stand e l’esatto fanno i vostri vicini.

Alo stesso tempo potrebbe crearsi un legame di business successivo alla partecipazione alla fiera che può aprire nuove possibilità, fare quindi amicizia con i vicini è molto utile e può rivelarsi uno strumento davvero efficace per raggiungere gli obiettivi.

7 Qualificare i visitatori

Le persone che partecipano ad una fiera hanno interessi diversi, c’è chi è presente per capire come si sta muovendo il mercato e chi invece ha bisogno di capire quali sono le soluzioni ideali per la propria azienda ed il proprio business.

Le aziende devono essere in grado di capire e qualificare ogni prospect per poter agire di conseguenza e definire dei livelli di interesse in grado poi di essere gestiti con più o meno tempestività per incentivare quello che possa diventare un rapporto di business.

8 Annotarsi tutto

Prendere spunti, capire gli interessi e le intenzioni, valutare quali sono le problematiche e le soluzioni ricercate, serve per migliorare la propria attività sia durante la partecipazione alla fiera, sia nella gestione e sviluppo quotidiano della propria azienda, le persone vi aiutano a capire di cosa hanno bisogno e vi permettono di dare una soluzione immediata oppure di progettarla in un futuro e poter quindi essere meglio presenti sul mercato.

9 Follow up

Dopo giorni intensi è arrivata la fine della fiera, si smonta lo stand, si caricano i bagagli, si torna verso casa, ma il lavoro non è ancora finito, anzi il bello inizia adesso, bisogna ricontattare tutte le persone di cui si sono raccolti i dati per cercare di trasformarli in veri clienti e contratti.

Spesso però capita che tra la fine della fiera ed i contatti di follow up passino troppi giorni e la potenzialità dei contatti “caldi” si perda inesorabilmente.

Nella progettazione di partecipazione ad un evento va considerato anche il periodo per l’attuazione del follow up nei giorni seguenti la fiera così che rientri nelle fasi del lavoro e non venga sovrastata dalle attività rimaste indietro durante la vostra assenza.

Con questo ultimo appunto direi che avete delle buone basi per partecipare efficacemente alla prossima fiera di settore.