Cos’è la lettura ottica dei documenti
Per lettura ottica dei documenti si intende quello specifico meccanismo di trasformazione dei dati presenti su di un documento cartaceo ad un computer vero e proprio.
Questo processo però per poter essere davvero efficace deve essere in grado di effettuare un’operazione alquanto precisa. In particolar modo dovrà convertire i documenti stampati sulla carta, contenenti delle informazioni facilmente interpretabili dal lettore, nel computer per divenire a tutti gli effetti dei dati interpretabili.
Per fare ciò sarà necessario trasformare le matrici di punti stampanti, in cui rientrano ad esempio numeri stampati e lettere, in veri e propri caratteri digitali. In questo modo il programma sarà completamente in grado di gestire e capire le informazioni fornite.
La lettura ottica garantisce quindi l’inserimento nel sistema informatico di un’azienda un’enorme quantità di dati in un tempo piuttosto ridotto rispetto a quanto impiegherebbe un operatore umano.
Il sistema è inoltre molto affidabile, in quanto non si limita solamente ad interpretare i caratteri stampati ma cerca anche di acquisire i caratteri manoscritti e di riconoscere crocette, codici a barre e segni di punta.
La lettura ottica può essere definitiva così come la fase iniziale di una lunga procedura considerata davvero utile per l’azienda ovvero l’archiviazione documentale.
Maggiori informazioni sull’utilità di questo strumento possono essere visionate nel sito di Datasis.it.
L’importanza dell’archiviazione documentale digitale e i suoi vantaggi
Quando si parla di archiviazione documentale si fa riferimento a quel complesso numero di operazioni che garantiscono il conferimento in formato digitale di ogni documento. Per poterli richiamare facilmente, a tali documenti vengono inoltre forniti degli indici specifici che possono essere divisi in: nomi, date, numeri fattura, codici prodotto, numero del documento ed infine qualsiasi parola utile per il suo riconoscimento.
La lettura ottica appare così come quel meccanismo fondamentale per poter finalmente estrarre in modo automatico questi indici dal contenuto dei singoli documenti. Ma quali sono nello specifico i vantaggi dell’archiviazione documentale?
In primis è impossibile non citare l’enorme riduzione di spazio necessario per il suo archivio. Dover riporre infatti un numero via via sempre crescente di dossier in un’apposita aerea dell’azienda, richiede a lungo andare uno spazio troppo ampio che alla fine potrebbe anche divenire confusionario. Al contrario un banalissimo hard disk è in grado di contenere al suo interno tutti i documenti necessari senza richiede un elevato numero di memoria.
Disporre di un archivio cartaceo inoltre soprattutto se molto ampio, necessita, nel momento della ricerca, di molto tempo per poter identificare e trovare il dossier di cui si ha bisogno. Un archivio digitale invece garantisce l’immediato ritrovamento del documento interessato inserendo solamente gli indici di riferimento.
Può capitare poi che con il passare del tempo ed il continuo bisogno di andare a ricercare dei documenti, si rischi di riporre nel modo sbagliato tali fonti, rendendoli di conseguenza introvabili. Questo non accade invece nel caso dell’archivio digitale in quanto ogni pratica può essere recuperata in pochissimi secondi e senza dover riporre troppo impegno.
L’archiviazione digitale può così essere definita una vera e propria attività per la gestione dei documenti nel quale il sistema, appositamente costruito, è in grado di divenire uno strumento pratico e facile da utilizzare oltre che affidabile e veloce. Tale sistema inoltre riesce a compiere determinate azioni che nessun archivio digitale è in grado di fare.
Nello specifico capisce i dossier che contiene e li associa automaticamente grazie proprio alla lettura ottica. Quest’ultima infine nei vari ambiti professionali, riesce a ridurre considerevolmente i costi che un normale archivio richiede e al contrario aumenta la produttività garantendo un lavoro più rapido e sicuro.